1. Wie zijn wij?

OrganisatieToolkit.nl is een handelsactiviteit en online platform van AnalyzeIT Consultancy, gevestigd in Nederland.

Handelsnaam/platform: OrganisatieToolkit.nl
Bedrijfsnaam: AnalyzeIT Consultancy
KvK-nummer: 90018729
Website: https://organisatietoolkit.nl/
E-mailadres: info@organisatietoolkit.nl

AnalyzeIT Consultancy is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer je onze website bezoekt, een bestelling plaatst, een digitaal product downloadt, een formulier invult, contact met ons opneemt, een account aanmaakt of gebruikmaakt van onze diensten.

Wij kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam, stichting, vereniging of organisatienaam;
• functie of rol binnen een organisatie;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• factuuradres;
• KvK-nummer, indien je dit aan ons verstrekt;
• btw-nummer, indien van toepassing;
• bestelgegevens;
• betaalstatus en factuurgegevens;
• gegevens over gekochte producten, downloads of diensten;
• accountgegevens;
• berichten die je via e-mail of formulieren naar ons stuurt;
• informatie die nodig is voor advies, CRM, software of maatwerk;
• IP-adres, browsergegevens en apparaatgegevens;
• cookiegegevens en gegevens over websitegebruik;
• voorkeuren voor nieuwsbrieven, acties of updates.

Wij vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie, politieke voorkeur of strafrechtelijke gegevens. Verstrek zulke gegevens alleen als dit echt noodzakelijk is voor jouw vraag of opdracht.

3. Waarom verzamelen wij deze gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Bestellingen en digitale producten

Wij gebruiken je gegevens om bestellingen te verwerken, betalingen te controleren, digitale downloads beschikbaar te stellen, orderbevestigingen te sturen en facturen op te maken.

Communicatie en klantenservice

Wij gebruiken je contactgegevens om te reageren op vragen, contactformulieren, offerteaanvragen, supportvragen, afspraken en lopende opdrachten.

Advies, CRM, software en maatwerk

Wanneer je gebruikmaakt van advies, begeleiding, CRM-inrichting, kleine softwarepakketten of maatwerkoplossingen, verwerken wij gegevens die nodig zijn om de opdracht goed uit te voeren.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken factuur- en betaalgegevens voor onze administratie, boekhouding en fiscale verplichtingen.

Websiteverbetering en SEO

Wij gebruiken gegevens over websitegebruik om OrganisatieToolkit.nl te verbeteren. Denk aan het verbeteren van pagina’s, teksten, navigatie, snelheid, vindbaarheid en gebruikerservaring.

Hiervoor maken wij onder andere gebruik van Google Analytics. Daarmee kunnen wij zien welke pagina’s worden bezocht, hoe bezoekers op de website terechtkomen en welke onderdelen verbeterd kunnen worden.

Marketing, acties en updates

Wij kunnen je e-mailadres gebruiken om je te informeren over nieuwe producten, acties, updates, templates, toolkits, CRM-oplossingen, softwarepakketten of andere diensten van OrganisatieToolkit.nl.

Als je nog geen klant bent, sturen wij commerciële e-mails alleen wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven. Als je klant bent, kunnen wij je informeren over vergelijkbare producten of diensten van OrganisatieToolkit.nl. Je kunt je altijd afmelden.

Beveiliging en fraudepreventie

Wij verwerken technische gegevens om onze website, webshop en systemen veilig te houden en misbruik, spam, fraude of ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

4. Op basis waarvan verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

• Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld bij een bestelling, download, adviestraject of maatwerkopdracht.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor facturen, boekhouding en belastingadministratie.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor klantenservice, beveiliging, websiteverbetering en communicatie met bestaande klanten.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, acties, marketingcookies of bepaalde commerciële communicatie.

Je kunt gegeven toestemming altijd intrekken.

5. Bestellingen, betalingen en downloads

OrganisatieToolkit.nl kan gebruikmaken van WordPress en WooCommerce voor het verwerken van bestellingen.

Bij een bestelling verwerken wij onder andere je naam, e-mailadres, factuurgegevens, bestelgegevens, betaalstatus, productgegevens en downloadinformatie.

Voor betalingen kunnen wij gebruikmaken van externe betaaldienstverleners, zoals Mollie of een vergelijkbare betaalprovider. Wij verwerken zelf geen volledige creditcardgegevens of volledige bankgegevens. De betaalprovider verwerkt de betaling en geeft aan ons alleen gegevens door die nodig zijn om je bestelling af te ronden.

Wanneer je een digitaal product koopt, zoals een template, toolkit, PDF, Word-bestand, Excel-bestand of ZIP-bestand, kunnen wij gegevens bewaren over welk product je hebt gekocht, wanneer je hebt besteld en of downloadtoegang is verstrekt.

6. Contactformulieren en offerteaanvragen

Wanneer je een contactformulier invult, een offerte aanvraagt of ons een e-mail stuurt, verwerken wij de gegevens die je zelf invult.

Wij gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, een offerte te maken, een afspraak te plannen, een opdracht voor te bereiden, ondersteuning te bieden of contact met je te onderhouden.

7. CRM, software en maatwerkdiensten

Als je gebruikmaakt van CRM-diensten, kleine softwarepakketten of maatwerkoplossingen, kunnen wij aanvullende gegevens verwerken die nodig zijn om jouw organisatie, proces of softwarebehoefte goed te begrijpen.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• bedrijfsprocessen;
• klantbeheerstructuur;
• projectinformatie;
• formulieren;
• gewenste functionaliteiten;
• technische informatie;
• gebruikersrollen;
• softwarewensen;
• toegangsgegevens, alleen als dat strikt noodzakelijk is.

Wanneer wij toegang krijgen tot systemen, bestanden of gegevens van jouw organisatie, maken wij hierover aparte afspraken. Als dat nodig is, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

8. E-mailcommunicatie, acties en nieuwsbrief

Wij gebruiken e-mail voor noodzakelijke communicatie, zoals orderbevestigingen, betaalbevestigingen, downloadlinks, facturen, accountinformatie, afspraken, offertes, ondersteuning en berichten over lopende opdrachten.

Daarnaast kunnen wij je e-mails sturen over nieuwe acties, producten, templates, toolkits, CRM-diensten, softwarepakketten en andere diensten van OrganisatieToolkit.nl.

Voor commerciële e-mails vragen wij toestemming, tenzij je al klant bent en het gaat om vergelijkbare producten of diensten. In iedere commerciële e-mail bieden wij een duidelijke afmeldmogelijkheid.

Je kunt je ook afmelden door een e-mail te sturen naar info@organisatietoolkit.nl.

9. Cookies en Google Analytics

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die via je browser op je apparaat worden geplaatst of gelezen.

Functionele cookies

Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Denk aan cookies voor de winkelwagen, het afrekenen, inloggen, beveiliging, taalinstellingen en technische werking van de website.

Analytische cookies

Wij gebruiken Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Hiermee kunnen wij bijvoorbeeld meten hoeveel bezoekers de website heeft, welke pagina’s vaak worden bekeken, hoe bezoekers op de website terechtkomen en waar wij de website kunnen verbeteren.

Wij gebruiken deze informatie voor websiteanalyse, verbetering van de gebruikerservaring en SEO-doeleinden. Wij proberen bezoekers niet persoonlijk te identificeren via Google Analytics.

Marketingcookies

Marketingcookies gebruiken wij alleen als wij advertentie-, remarketing- of personalisatiefuncties inschakelen. Voor marketingcookies vragen wij vooraf toestemming via een cookiebanner.

Je kunt cookies verwijderen of blokkeren via je browserinstellingen. Sommige onderdelen van de website kunnen minder goed werken als je cookies blokkeert.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Wij kunnen gegevens delen met:

• hostingprovider;
• websitebeheerder of technisch ondersteuner;
• WordPress- en WooCommerce-gerelateerde diensten;
• betaalprovider;
• boekhouder of administratiekantoor;
• e-mailprovider;
• nieuwsbriefsoftware;
• CRM- of helpdesksysteem;
• cloudopslagdienst;
• Google Analytics;
• beveiligingsdienst of spamfilter;
• overheid of toezichthouder, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Als dat gebeurt, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden gebruikt, zoals standaardcontractbepalingen of andere wettelijke beschermingsmaatregelen.

12. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

• Contactaanvragen: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
• Offerteaanvragen: maximaal 2 jaar, tenzij er een opdracht uit voortkomt.
• Klant- en ordergegevens: zolang nodig voor uitvoering, service en administratie.
• Facturen en administratie: 7 jaar.
• Accountgegevens: zolang het account actief is of nodig is voor bestellingen.
• Nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft.
• Google Analytics-gegevens: volgens de ingestelde bewaartermijn binnen Google Analytics.
• Maatwerk- en projectgegevens: zolang nodig voor uitvoering, support en wettelijke verplichtingen.

13. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Wij gebruiken onder andere:

• SSL/HTTPS-beveiliging;
• sterke wachtwoorden;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• beveiligingssoftware;
• updates van WordPress, plugins en thema’s;
• back-ups;
• toegangsbeheer;
• spam- en malwarebescherming;
• zorgvuldige selectie van dienstverleners.

Hoewel wij passende maatregelen nemen, kan geen enkele website of digitale dienst volledige veiligheid garanderen. Wij blijven onze beveiliging daarom controleren en verbeteren.

14. Jouw rechten

Je hebt volgens de AVG verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Je hebt onder andere recht op:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van verwerking;
• bezwaar tegen verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• intrekking van toestemming;
• bezwaar tegen direct marketing.

Wil je gebruikmaken van je rechten? Stuur dan een e-mail naar info@organisatietoolkit.nl.

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren. Wij reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

15. Afmelden voor marketing

Je kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing.

Je kunt je afmelden door:

• te klikken op de afmeldlink in een e-mail;
• een e-mail te sturen naar info@organisatietoolkit.nl;
• je nieuwsbriefvoorkeuren aan te passen, als die mogelijkheid beschikbaar is.

Na afmelding ontvang je geen commerciële e-mails meer. Je kunt nog wel noodzakelijke serviceberichten ontvangen over bestellingen, downloads, facturen of lopende opdrachten.

16. Klachten

Als je vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via info@organisatietoolkit.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar andere websites, tools of platforms. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van externe websites. Lees daarom altijd de privacyverklaring van de betreffende website.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze website, diensten, wetgeving, gebruikte tools of werkwijze verandert.

De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

19. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op.

OrganisatieToolkit.nl
Onderdeel van AnalyzeIT Consultancy
KvK-nummer: 90018729
E-mail: info@organisatietoolkit.nl